Применение систем бюджетирования от различных производителей
Данная статья подводит итог серии материалов, посвященных внедрению системы бюджетирования в банке . Предыдущие публикации были целиком посвящены методическим вопросам постановки бюджетирования в банке. В этой статье пойдет речь об особенностях автоматизации рассмотренной ранее методики с применением различных систем бюджетирования.
Одна и та же методика бюджетирования может быть реализована в любой автоматизированной системе, даже с использованием только Excel-таблиц. Разница будет заключаться в том, какие усилия на это будут затрачены, насколько удобно конечное решение будет в использовании и развитии, какие участки работы останутся неохваченными автоматизацией.
Кроме того, на конечный результат внедрения системы бюджетирования могут существенным образом повлиять архитектурные и технологические особенности системы автоматизации. Конкретная автоматизированная система может оказать обратное влияние на методику бюджетирования. Она способна своими недостатками сделать неэффективными отдельные участки методики и наоборот - своими достоинствами придать методике новое качество.
Цель статьи – подчеркнуть особенности, присущие различным системам автоматизации бюджетирования, и показать, как они, в конечном счете, повлияют на внедрение бюджетирования в банке.
Краткая характеристика систем бюджетирования
В настоящее время на российском рынке систем автоматизации бюджетного процесса представлено более 30 систем бюджетирования. Невозможно в рамках одной статьи рассмотреть абсолютно все этапы работ при выполнении бюджетирования на всех имеющихся на рынке системах. В этом и нет необходимости – более квалифицированно представить свои системы могут сами производители. Поэтому описание применения системы бюджетирования для реализации методики основывается на нескольких, наиболее характерных примерах систем:
Контур Корпорация. Бюджет (Intersoft Lab). Система финансового планирования и бюджетирования, построенная на основе Хранилища данных. Это российская разработка, базирующаяся на современных информационных технологиях – DWH, OLAP, XML. Контур Корпорация - универсальная система бюджетирования, однако в состав ее базовой настройки входит методика, описанная в приведенных ранее статьях. Система эксплуатируется в ряде крупных банков России и СНГ.
Hyperion Pillar (Hyperion). Одна из наиболее известных в мире систем бюджетирования. Ее широкому распространению во многом способствовали простота реализации, а также интеграция с другими программными продуктами Hyperion – одного из мировых лидеров в производстве Хранилищ данных и OLAP-систем. Система применяется многими крупными банками и организациями в мире.
Comshare MCP – (Management Control and Planning) (Comshare Inc) – система финансовой консолидации, планирования и контроля. Одна из старейших систем бюджетирования в мире. Также, как и система Контур Корпорация, эта система – больше чем просто система автоматизации бюджетирования, поскольку имеет в своем составе развитые средства сбора информации и механизмы финансовой логики.
Adatium e.Planning - (Еnterprise Вusiness Рlanning) (Adatium) – одна из молодых, но динамично развивающихся систем бюджетирования в мире. Существенным образом ориентирована на применение Internet, о чем недвусмысленно говорит приставка «e.» в ее названии. Система уже достаточно широко распространена в мире.
Все перечисленные системы ориентированы на автоматизацию процессов бюджетирования в средних и крупных организациях.
Настройка системы
Внедрение системы бюджетирования начинается с ее настройки. Большинство тиражных систем бюджетирования представляют собой универсальные конструкторы, позволяющие реализовать любую методику бюджетироания.
В соответствии с методикой бюджетирования основными задачами по настройке системы являются:
- построение финансовой структуры;
- построение структуры бюджетов;
- определение временных характеристик бюджетирования.
Финансовая структура
Финансовая структура должна быть представлена в системе в виде иерархических справочников. Методика определяет, что минимально необходимо 2 уровня структуры – бизнес-направления и центры ответственности. При включении в финансовую структуру уровней филиалов и отделов может потребоваться более 4 уровней финансовой структуры.
В системе Comshare MCP финансовая структура реализована в виде стандартного измерения бюджетной статьи и может быть описана в виде плоского или иерархического справочника.
В системе Adatium e.Planning финансовая структура также является стандартным измерением бюджетной статьи, но может быть описана только в виде плоского справочника. Иерархию уровней центров ответственности в этом случае придется эмулировать с помощью формул, использующих дополнительные аналитические признаки статей.
В системе Hyperion Pillar финансовая структура является предопределенным (всегда присутствующим) измерением статьи. Она позволяет описать только 3 уровня иерархии финансовой структуры.
В системе Контур Корпорация финансовая структура также является предопределенным измерением бюджетной статьи, но допускает неограниченное количество уровней иерархии центров ответственности.
Таким образом, при настройке системы необходимо учитывать ее возможности по отражению сложной финансовой структуры.
Структура бюджетных планов
Структура бюджетных планов представляет собой иерархические перечни статей бюджета активов и пассивов, доходов и расходов и движения денежных средств. При этом количество уровней иерархии статей в различных планов может достигать 6-8.
В системе Comshare MCP нет понятия «бюджетный план». Статьи бюджета объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена в несколько групп.
В системах Adatium e.Planning и Comshare MCP существует ограничение на количество уровней бюджетных статей – они представляют собой плоский список. Иерархия уровней бюджетных статей эмулируется при помощи дополнительных аналитических признаков.
Система Hyperion Pillar предлагает 3 вида основных планов – баланс, БДР (баланс доходов и расходов), БДДС (баланс движения денежных средст). Есть также планы задолженности, собственных средств, основных средств. Наличие в системе предопределенных планов свидетельствует о том, что в систему встроены характерные для этих планов функции. Количество уровней статей – 2.
Система Контур Корпорация позволяет построить сколь угодно много видов бюджетных планов с неограниченным уровнем вложенности статей.
Очевидно, что отражение в различных системах структуры бюджетных планов возможно только с определенными ограничениями и требует различных подходов в их настройке.
Временные характеристики
Как было указано в статье А.Ашкинадзе и Е.Княжеченко «Оперативный бюджет банка» (АБЖ №8(75) август 2001 г. с.81-86), плановым и отчетным периодом оперативного бюджета банка является квартал с разбивкой по месяцам.
В системе Comshare MCP могут быть определены различные периоды планирования, но сроком не более одного года (неделя, месяц, квартал, год).
В системе Adatium e.Planning периоды планирования могут быть представлены в виде «плоского» справочника как отдельное измерение бюджетного плана. При этом система не контролирует их соответствие реальным временным интервалам (месяц, квартал, год).
Система Hyperion Pillar предоставляет работу в двух временных периодах: на 5 лет по месяцам, или на 15 лет по кварталам.
Система Контур Корпорация позволяет выполнять планирование и учет бюджета по месяцам, кварталам и годам с любой временной детализацией для различных планов статей.
Как видно из описания систем, реализовать в них ведение оперативного бюджета можно только с учетом особенностей каждой из них.
Планирование бюджета
Основное внимание практически всех систем бюджетирования уделяется именно этой части бюджетного процесса. Существует множество технологий планирования, но наиболее характерными их элементами являются:
- организация коллективной работы менеджеров;
- моделирование при установке значений статей;
- консолидация бюджетных планов.
Организация коллективной работы
Рассмотрим способы организации коллективной работы пользователей системы на примере технологии планирования «сверху вниз». Ее суть заключается в том, что руководством банка устанавливаются плановые значения статей бюджета на агрегированном и консолидированном уровне бюджетных планов. На их основании менеджеры ЦО (центров ответственности) выполняют распределение ресурсов. Например, если в банке принят ресурсный метод планирования, то целевыми показателями являются доходно-расходные бюджетные позиции, такие как проценты за предоставленные кредиты, комиссионные доходы по выданным операциям, расходы на содержание персонала и т.д. Задача заключается в организации согласованной работы менеджеров различного уровня ответственности по установке этих позиций.
Системы Контур Корпорация, Adatium e.Planning и Comshare MCP, как представители систем класса «клиент-сервер», предоставляют возможность менеджерам ЦО выполнять свою работу по установке плановых значений бюджетных статей сразу, как только для них введены целевые ограничения планирования.
Система Hyperion Pillar предусматривает промежуточный технологический этап между установкой целевых параметров и работой планировщиков. Администратор бюджета должен на основании общего файла с установленными целевыми параметрами выполнить дистрибуцию локальных файлов для планировщиков и передать их им. Если количество итераций при согласовании бюджета на различных уровнях консолидации невелико, то такая технология может быть применена. Но на практике это может обернуться проблемами в подготовке бюджетного плана в требуемые сроки.
Оперативное участие в процессе бюджетирования менеджеров филиалов и обособленных подразделений осложняется их территориальной удаленностью. Система Hyperion Pillar предлагает для них те же возможности, что и для работы менеджеров ЦО Головной конторы банка – через консолидатора и отправку бюджетных файлов по электронной почте.
Системы Adatium e.Planning и Comshare MCP предлагают кардинальное решение этой задачи – применение сети Internet или Intranet. Интерфейсом пользователя при этом являеться стандартный Интернет-броузер.
Система Контур Корпорация позволяет применять обе технологии – обмен с филиалами бюджетными файлами и работу филиалов в единой базе данных в режиме реального времени.
Утверждение согласованных статей в системах также реализовано по-разному. Так, в системе Comshare MCP с помощью функции focus range существует возможность установить так называемые заблокированные области, которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени. Благодаря этому предотвращается изменение данных бюджетов за согласованный период.
В системе Контур Корпорация предусмотрена функция «утверждение», позволяющая закрыть от изменений не только группу статей, но и отдельно взятую статью, а также план в целом. Эта функция действует не только на планируемые значения статьи, но также на лимиты планирования и фактические значения, что позволяет гибко управлять процессом согласования планов.
В системе Hyperion Pillar утверждение статей возможно только для всего файла планировщика – после того, как он поступил к консолидатору.
Комментарии к статьям и переписка менеджеров, выполняемая при согласовании статей, предусмотрена в системах Контур Корпорация, Hyperion Pillar и Comshare MCP. В системе Adatium e.Planning этого нет. В этом случае менеджерам приходится довольствоваться перепиской по электронной почте.
Моделирование
«Что если» - одна из самых популярных функций в системах бюджетирования, используемая при планировании. Действительно, при установке плановых значений бюджетных статей всегда присутствует фактор неопределенности. Можно ориентироваться на значения статей предыдущего периода планирования или отчетности. Можно учитывать данные маркетинговых исследований, эвристические оценки и т.д. В любом случае планировщику требуется «поиграться» - посмотреть на конечный результат планирования при различных комбинациях значений бюджетных статей.
Существуют и другие функции моделирования. Например, функция пересчёта исходного распределения break back function, предлагаемая в системе Adatium e.Planning. Она позволяет реализовать двухстороннюю арифметику – если в формуле исправляется итоговая сумма, то изменения распределяются по переменным прямо пропорционально итоговым показателям.
В системе Контур Корпорация есть аналогичная функция – распределение значения консолидированной статьи по статьям ЦО, временным периодам и по другим статьям.
Система Контур Корпорация в качестве одного из дополнительных механизмов моделирования позволяет воспользоваться возможностями Excel-таблиц. Такая же возможность присутствует и в системе Hyperion Pillar.
Консолидация
Консолидация – это процесс расчета значений бюджетных статей всего банка на основе локальных бюджетов менеджеров ЦО. Она завершает процесс планирования.
Консолидация в системах Контур Корпорация, Adatium e.Planning и Comshare MCP выполняется автоматически, поскольку планирование бюджета осуществляется в единой базе данных.
В системе Hyperion Pillar для выполнения консолидации необходим отдельный сотрудник (консолидатор), ответственный за сбор локальных бюджетов от планировщиков и выполнение консалидации. Более того, даже в рамках одной локальной сети невозможна совместная работа нескольких пользователей в одной базе данных – им все-равно приходится работать через консолидатора.
В системе Comshare MCP помимо обычной консолидации, существует возможность проведения так называемой «точечной» консолидации (Point Consolidation), при которой для ускорения процесса данные самого нижнего уровня суммируются, минуя промежуточные уровни.
В системе Контур Корпорация можно при настройке плана статей задать несколько режимов консолидации – по времени, по структуре бюджетных статей, по финансовой структуре, а также применить различные алгоритмы суммирования значений статей.
Учет фактических результатов
Разработчиками систем бюджетирования порой незаслуженно мало внимания уделяется процессу учета фактических результатов бюджетирования. Но эта задача, наравне с планированием, является неотъемлемой частью комплексной системы бюджетирования. В ее составе можно выделить:
- Установку или расчет значений статей исполнения бюджета.
- Выполнение внесистемных корректировок - аллокаций и трансфертов.
Установка фактических значений
Основной режим установки фактических значений в большинстве систем бюджетирования - ручной, в то время как информация об исполнении бюджета уже содержится в системах автоматизиции организации. Например, в АБС содержатся данные бухгалтерского учета, а в модулях расчета заработной платы, дилинговых модулях и Excel-таблицах содержатся данные, позволяющие выполнить внесистемный учет. Для того, чтобы воспользоваться этой информацией и на ее основе автоматически рассчитывать фактические значения статей бюджета, необходимо организовать взаимодействие системы бюджетирования и АБС.
В системе Hyperion Pillar предусмотрен для этого специальный интерфейс для обмена данными с учетными системами. Но он разработан только для наиболее известных ERP-систем, таких как SAP, Oracle Applications, BAAN, J.D. Edwards.
В системе Контур Корпорация связь с учетными системами – одна из самых сильных сторон. Это достигается за счет применения Хранилища данных, на основе которого реализована система.
Существуют интерфейсы загрузки данных из наиболее распространенных отечественных АБС. Поэтому в систему могут быть загружены все первичные данные бухгалтерии и бизнес-направлений, что обеспечивает практически автоматический режим установки фактических значений статей бюджета.
Система Comshare MCP также предоставляет возможность свободного использования бухгалтерских данных, но только на уровне балансовых счетов. Данные внесистемного учета, а также первичная бухгалтерская информация в системе недоступны.
В системах Adatium e.Planning и Hyperion Pillar нет объектов финансовой логики. Поэтому автоматизация процесса фактического учета может быть реализована только вне систем бюджетирования с последующим импортом в них рассчитанных данных.
Аллокации и трансферты
Методика бюджетирования определяет, что для получения окончательного результата по исполнению бюджета необходимо выполнить внесистемные корректировки, трансфертные перераспределения и аллокации.
Процедуры, реализующие эти корректировки в системах бюджетирования, используют таблицы, содержащие базы распределения, коэффициенты и алгоритмы распределения.
В системе Hyperion Pillar – представлен единый универсальный интерфейс для настройки и выполнения всех расчетов в системе - разноски значений статей, аллокаций, трансфертов и т.д. Несомненное достоинство данного подхода заключается в том, что пользователю необходимо изучить только один интерфейс для настройки системы – это экономит его время. Однако, при реализации сложных алгоритмов с задачей настройки системы может справиться только очень квалифицированный специалист.
Системы Comshare MCP и Adatium e.Planning для настройки внесистемных корректировок предлагают язык формул. Он позволяет реализовать практически все требуемые алгоритмы. Но наиболее богатый набор механизмов описания аллокаций и трансфертов содержится в системе Контур Корпрорация. Внесистемные корректировки можно описать при помощи таблиц распределений, языка формул, скриптового языка.
Отчетность и анализ бюджета
Последняя задача, определяемая методикой бюджетирования – это подготовка отчетности и выполнение план-фактного анализа бюджета. Причем следует различать оперативную работу по контролю исполнения бюджета и задачу по подготовке отчетности.
Контроль расхождений
Оперативный контроль исполнения бюджета заключается в ежедневном (еженедельном) контроле расхождений между плановыми и фактическими значениями бюджетных статей.
В системе Hyperion Pillar отдельно ведутся бюджетные файлы планов и фактического исполнения. Поэтому для выполнения контроля расхождений необходимо создавать дополнительные бюджетные файлы, содержащих план и факт.
В системе Comshare MCP поставляются специальные отчеты, позволяющие увидеть отклонения.
В системе Adatium e.Planning можно настроить план и факт в виде измерений бюджетной статьи.
В системе Контур Корпорация представлен специализированный интерфейс контроля расхождений, позволяющий получить всю информацию по плану и факту и использующий цветовую индикацию расхождений.
Отчеты и анализ
Для подготовки регламентированных отчетов, таких как аналитический баланс за отчетный и прогнозный период, аналитический бюджет доходов и расходов, исполнение прогнозных балансов, план и отчет о движении денежных средств, отчетов по отдельным направлениям бизнеса системы автоматизации предлагают различные инструменты. Также существуют различия и в средствах, предназначенных для анализа бюджетных данных.
В системе Hyperion Pillar. Большинство этих отчетов встроены в систему. Для создания новых отчетов предусмотрен экспорт данных в Excel-таблицу. Для OLAP-анализа бюджета предусматривается применение другого программного продукта – Hyperion Essbase.
Система Adatium e.Planning предполагает использование системы Business Objects в качестве средства подготовки отчетов и выполнения анализа. Несомненно, это очень хорошее средство, одно из самых лучших в мире. Однако стоит учитывать тот факт, что его цена не входит в стоимость поставки Adatium e.Planning.
В системе Comshare MCP для анализа бюджета применяется OLAP-компонента собственной разработки.
В системе Контур Корпорация предусмотрены три механизма подготовки отчетов – отчет «по одной кнопке» из интерфейса бюджетных статей, подготовка отчетов в виде Excel-таблиц и создание отчетов с использованием любого доступного генератора отчетов. Для анализа бюджета применяется система Контур Стандарт, являющаяся OLAP-клиентом к Хранилищу данных.
Изменения в системе бюджетирования
Необходимо учитывать тот факт, что система бюджетирования не является застывшим образованием. С течением времени меняется организационная и финансовая структура, состав банковских продуктов, структура бизнес-направлений, учетная политика. В процессе применения системы бюджетирования уточняется и адаптируется к условиям функционирования банка и сама методика бюджетирования. Это выражается в изменении состава статей бюджетов активов и пассивов, доходов и расходов, движения денежных средств, алгоритмов аллокаций, внесистемных корректировок, политики формирования трансфертных цен и т.д.. Даже такой фактор, как смена персонала, особенно на ключевых постах банка существенным образом влияет на настройку системы бюджетирования.
Несомненно, что все изменения, происходящие в бизнесе и структуре банка, необходимо оперативно отражать в системе бюджетирования. Наиболее критичным в этом плане является время внесения изменений в систему.
Система Hyperion Pillar накладывает существенные ограничения на время внесения подобных изменений в систему. Это связано с тем, при изменении состава статей, финансовой структуры, формул и т.д. необходимо заново генерировать новые файлы и рассылать их планировщикам. Причем эти изменения необходимо выполнять отдельно – для плановых и отчетных бюджетных файлов.
В системах Контур Корпорация, Adatium e.Planning и Comshare MCP изменения планов статей действуют сразу на плановые и фактические значения. Также, за счет свойств технологии «клиент-сервер» они сразу после внесения в систему становятся доступны для пользователей.
Кроме этого, в системе Контур Корпорация ведется история открытия и закрытия статей, что позволяет корректно выпускать отчеты за прошлые периоды, в которых произошли изменения структуры статей.
Важным моментом для систем, позволяющих работать с бюджетом в режиме реального времени является наличие режима запрета внесения корректировок в значения статей в момент внесения изменений в их структуру. Например, в системе Контур Корпорация существует функция «закрыть план для редактирования», позволяющий переключить систему из режима ввода значений статей в режим изменения структуры.
Выбор системы автоматизации бюджетирования – серьезная и ответственная задача. Принятию решения здесь предшествует сложный и кропотливый анализ предложений и их соотнесение с целями и особенностями реализации бюджетного процессе в каждом конкретном банке. Автор надеется, что эта статья окажется полезной специалистам служб автоматизации и подразделений финансового планирования банков на этапе изучения возможностей автоматизации бюджетирования.
